Die Mail kommt ins gewohnte Postfach.
Was an die Projektadresse geht, legt boldware.erp im Projekt ab und stellt es den eingetragenen Kollegen als normale, ungelesene Mail in ihr Postfach zu. Lesen, antworten, weiterleiten – wie immer.
Jedes Projekt bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Was dort ankommt, legt boldware.erp automatisch in der Projektakte ab und verteilt es an die Kollegen, die es betrifft – direkt in ihr gewohntes Postfach. Wer selbst schreibt, setzt die Projektadresse in CC, und auch die gesendete Mail liegt in der Akte. Nichts geht mehr verloren.
Die wichtigsten Absprachen eines Projekts stehen in Mails. Bisher liegen sie verstreut bei einzelnen Mitarbeitern – und fehlen, wenn jemand krank, im Urlaub oder nicht mehr im Haus ist.
| Bisher | Mit Projektmails | |
|---|---|---|
| Zustellung | an einzelne Mitarbeiter, je nachdem wen der Absender kennt | an eine feste Adresse je Projekt, zentral empfangen |
| Ablage | von Hand in die Projektakte ziehen – oder vergessen | automatisch im richtigen Ordner der Projektakte |
| Verteilung | weiterleiten, CC-Listen pflegen, nachfragen, wer was hat | nach festen Regeln je Ordner, ohne Zutun |
| Senden | gesendete Mails bleiben im eigenen Postfach | Projektadresse in CC – die gesendete Mail liegt automatisch in der Akte |
| Vertretung | Postfach freigeben oder Kollegen anrufen | alles liegt im Projekt, für jeden mit Zugriff |
| Auswertung | Mails einzeln lesen | die KI durchsucht alle Projektmails und fasst sie zusammen |
Für Absender ändert sich nichts: Die Projektadresse ist eine ganz normale E-Mail-Adresse.
Das Projekt hat eine eigene Eingangsadresse, auf Wunsch auch einzelne Ordner der Projektakte.
einmaligPartner schreiben an die Projektadresse oder nehmen sie in CC. Sie selbst auch.
Absenderboldware.erp holt die Mail ab und legt sie samt Anhängen im passenden Ordner ab.
boldware.erpWer für den Ordner eingetragen ist, bekommt die Mail ins Postfach oder einen Hinweis.
boldware.erpProjektleiter, Bauleiter und Monteure lesen und schreiben Projektmails wie bisher – in Outlook auf dem Notebook, dem Tablet oder dem Telefon. Das ERP müssen sie dafür nicht öffnen. Die Ablage passiert trotzdem vollständig.
Was an die Projektadresse geht, legt boldware.erp im Projekt ab und stellt es den eingetragenen Kollegen als normale, ungelesene Mail in ihr Postfach zu. Lesen, antworten, weiterleiten – wie immer.
Beim Schreiben setzen Ihre Mitarbeiter die Projektadresse in CC. Damit wird auch die gesendete Mail automatisch in der Projektakte abgelegt. Antworten mit „Allen antworten“ landen ebenfalls dort.
Vom Eingang über die Ablage bis zur Verteilung läuft alles ohne Handarbeit – und ohne dass eine Mail verloren geht.
Alle Projektadressen laufen in einem zentralen Postfach zusammen. boldware.erp ruft es laufend ab – neue Mails sind in der Regel nach wenigen Sekunden im Projekt.
Die Mail landet als vollständige E-Mail mit allen Anhängen im Ordner, zu dem die Adresse gehört. Betreff, Absender, Datum und Anhänge sind sofort sichtbar; ein bekannter Absender wird mit seinem Ansprechpartner verknüpft.
Je Ordner legen Sie einmal fest, wer informiert wird. Danach verteilt boldware.erp jede neue Mail selbst – als Originalmail direkt ins Postfach oder als kurzer Hinweis.
Aus Outlook genügt die Projektadresse in CC oder BCC, und die gesendete Mail liegt in der Projektakte. Was Sie aus boldware.erp an einen Verteiler senden, legt boldware.erp ohnehin automatisch beim Dokument ab.
Kommt dieselbe Mail mehrfach an, etwa weil mehrere Projektadressen in CC stehen, wird sie je Ordner nur einmal abgelegt. Wer die Mail schon direkt bekommen hat, erhält sie nicht noch einmal.
Ist eine Adresse unbekannt, erfährt der Absender es sofort und Ihr Team bekommt eine Kopie. Klappt eine Zustellung nicht, versucht boldware.erp es erneut und meldet sich, wenn eine Mail hängt.
Weil die Mails im Projekt liegen und nicht in einzelnen Postfächern, kennt auch die KI in boldware.erp sie. Fragen Sie nach Zusagen, Terminen und Absprachen – die Antwort nennt die Mail, aus der sie stammt.
Projektmails ändern nichts an der Art, wie Ihre Mitarbeiter mailen – nur daran, wie viel Zeit sie mit Sortieren und Suchen verbringen.
Die Korrespondenz ist vollständig in der Akte, ohne einen Handgriff. Wer was bekommt, regelt der Ordner.
Wer draußen arbeitet, bekommt die Projektmails auf Tablet oder Telefon wie jede andere Mail – und legt mit der Projektadresse in CC trotzdem alles ab.
Wer ein Projekt übernimmt, findet jede Mail in der Projektakte – ohne fremde Postfächer und ohne Rückfragen.
Projektkorrespondenz gehört dem Unternehmen, nicht einem Postfach. Auch wenn Mitarbeiter wechseln.
Ihre Partner müssen nicht wissen, wer gerade zuständig ist. Sie schreiben ans Projekt – und es kommt an.
Vertretungen brauchen keinen Zugriff auf fremde Postfächer und niemand pflegt Ablageregeln in Outlook. Die Projektakte ist der gemeinsame Ort.
Das zentrale Postfach und die Projektdomain richten wir gemeinsam mit Ihrer IT ein. Danach gibt es im Alltag nichts mehr zu administrieren.
Nein. Die verteilten Mails kommen in ihr gewohntes Mailprogramm, etwa Outlook auf Notebook, Tablet oder Telefon. Beim Senden setzen sie die Projektadresse in CC – mehr ist nicht nötig. Die Projektakte im ERP füllt sich dabei von selbst.
Nein. Die Projektadresse ist eine normale E-Mail-Adresse. Partner schreiben direkt an sie oder nehmen sie in CC.
Die Mail wird vollständig mit allen Anhängen abgelegt. In der Projektakte sehen Sie sofort, wie viele und welche Anhänge sie enthält.
Ja, solange die Projektadresse unter den Empfängern bleibt – bei „Allen antworten“ ist das automatisch so. Mails, die Sie aus boldware.erp versenden, sind zusätzlich gekennzeichnet und werden beim Dokument abgelegt.
Dann bekommt der Absender sofort eine Rückmeldung, dass die Mail nicht zugestellt werden konnte, und Ihr Team erhält eine Kopie. Keine Mail verschwindet unbemerkt.
Für die Zustellung der Originalmail direkt ins Postfach der Kollegen ja – das funktioniert nur mit Microsoft 365. Ablage im Projekt und KI-Auswertung laufen auch ohne. Die eingetragenen Kollegen erhalten dann einen Hinweis per E-Mail, dass eine neue Mail im Projekt liegt.
Heute wertet die KI Betreff, Absender, Datum und den Text der Mail aus. Anhänge, die als eigene Dokumente in der Projektakte liegen, liest sie ebenfalls. Dass die KI auch die Anhänge in den abgelegten Mails liest, steht auf unserer Roadmap.
Wir besprechen mit Ihnen und Ihrer IT die Einrichtung und zeigen Ihnen den Ablauf an einem Ihrer Projekte.