Mails, Bestellungen, Protokolle: In einem Projekt sammeln sich schnell Hunderte Dokumente. Die KI in boldware.erp liest sie für Sie, beantwortet Fragen im Chat und sagt dazu, in welchem Dokument die Antwort steht – ein Klick öffnet es.
Die KI führt jetzt ein Gespräch, verlinkt ihre Quellen und kennt neben den Dokumenten auch die Daten Ihres Projekts – in boldware.erp und in der boldware App.
Fragen Sie nach, ohne alles zu wiederholen. Die KI kennt den bisherigen Verlauf und antwortet im Zusammenhang.
Jede Quelle in der Antwort ist ein Link. Ein Klick öffnet das Dokument direkt – in boldware.erp und in der App, mit den gewohnten Rechten.
Der Projektsteckbrief gibt der KI bei jeder Frage die aktuellen Daten des Projekts mit – nicht nur die Dokumente.
Fragen wie „Welche Termine sind überfällig?“ oder „Wer ist auf der Baustelle eingeplant?“ beantwortet die KI jetzt aus den Projektdaten. Welche Bereiche mitgehen, stellen Sie im Reiter „Steckbrief“ ein. Was ein Mitarbeiter im Projekt nicht sehen darf, nennt die KI ihm auch nicht.
Die Antwort steht fast immer irgendwo in der Projektakte. Bisher mussten Sie nur wissen, wo.
| Bisher | Mit KI im Projekt | |
|---|---|---|
| Suchen | Ordner durchklicken, Dateinamen raten, Mails einzeln öffnen | Frage in normaler Sprache stellen, Antwort in Sekunden |
| Nachweis | Fundstelle merken oder abschreiben | jede Aussage mit dem Dokument, aus dem sie stammt |
| Überblick | Projektleiter fragen oder selbst alles lesen | Lagebericht für einen frei wählbaren Zeitraum auf Knopfdruck |
| Auf dem Laufenden | Statusrunde, Telefonate, Wochenmails von Hand | KI-Rückblick automatisch per E-Mail, z. B. jeden Freitagmorgen |
| Vertretung | lange Einarbeitung in fremde Projekte | in wenigen Minuten im Bild, auch mitten im Projekt |
Alles im Karteireiter „KI-Funktionen“ am Projekt – ohne Projekt zu wechseln, ohne Dokumente hochzuladen.
Fragen Sie, wie Sie einen Kollegen fragen würden – und fragen Sie nach. Die KI sucht in den Projektdokumenten und in den Projektdaten und antwortet in ganzen Sätzen.
Wählen Sie einen Zeitraum, etwa die letzte Woche oder die ganze Bauphase. Die KI fasst alle Dokumente daraus zu einem gegliederten Bericht mit Ampel zusammen.
Abonnieren Sie Ihre Projekte mit einem Klick. Zum festen Termin kommt der Rückblick ins Postfach – ohne dass jemand etwas anstoßen muss.
Ob vor der Baubesprechung, für die Geschäftsführung oder bei der Übergabe an eine Vertretung: Der Lagebericht folgt immer derselben Gliederung, damit Sie das Wichtige sofort finden.
Jeder Mitarbeiter abonniert die Projekte, die ihn betreffen, direkt am Projekt. Ihr Administrator legt fest, wann verschickt wird und welchen Zeitraum der Rückblick umfasst.
Jede Frage, deren Antwort in den Dokumenten des Projekts steht.
Welche Nachträge sind angemeldet, aber noch nicht beauftragt?
Was haben wir dem Auftraggeber zur Beschichtung zugesagt?
Welche Mängel aus der letzten Baubesprechung sind noch offen?
Wer ist auf der Baustelle Ansprechpartner für die Elektrik?
Sind für Halle 3 alle Bestellungen ausgelöst?
Welche Liefertermine hat der Blechlieferant bestätigt?
Gibt es Streitpunkte mit dem Auftraggeber?
Welche Risiken bestehen bei Termin und Kosten?
Es gibt nichts hochzuladen und nichts zu sortieren. Die KI arbeitet mit dem, was ohnehin im Dokumentenbaum des Projekts liegt.
Am Projekt legen Sie fest, ob die KI seine Dokumente kennen soll.
SieMails, Bestellungen, Protokolle – wie gewohnt im Dokumentenbaum.
SieNeue Dokumente werden im Hintergrund gelesen, in der Regel innerhalb weniger Minuten.
boldware.erpIm ERP, in der App oder per Rückblick-Mail – mit Quellen.
KIDas ist der größte Teil einer Projektakte: Korrespondenz, Bestellungen, Protokolle und Listen.
Dateien mit Text im Dokumentenbaum des Projekts.
Dateien ohne auslesbaren Text. Für die KI sind sie unsichtbar.
Projektdokumente sind vertraulich. Deshalb gilt für die KI in boldware.erp:
Das Sprachmodell Claude von Anthropic läuft über Amazon Web Services (AWS) in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Ihre Dokumente werden innerhalb der EU verarbeitet.
Ihre Dokumente und Fragen werden nicht verwendet, um KI-Modelle zu trainieren. Sie dienen ausschließlich dazu, Ihre Fragen zu beantworten.
Der Suchindex jedes Kunden ist mit einer eigenen Kennung von allen anderen getrennt. Ihre Fragen erreichen nur Ihre Dokumente, niemals die anderer Firmen.
Die KI kennt nur Projekte, die Sie dafür freigeschaltet haben. Projekte mit besonders vertraulichem Inhalt lassen Sie einfach außen vor.
In der boldware App steht „KI fragen“ direkt am Projekt. Der Bauleiter klärt auf der Baustelle, was im Protokoll vereinbart war – ohne im Büro anzurufen.
Die KI ist nur so gut wie die Akte, die sie liest. Mit diesen Gewohnheiten holen Ihre Mitarbeiter am meisten heraus.
Nein. Die KI arbeitet mit den Dokumenten, die bereits im Dokumentenbaum des Projekts liegen. Neue Dokumente werden automatisch im Hintergrund aufgenommen.
In der Regel innerhalb weniger Minuten nach dem Ablegen. Wird ein Projekt neu freigeschaltet, liest boldware.erp zuerst seinen gesamten Bestand ein; bei großen Projekten kann das etwas dauern.
Ja, wie jeder Mensch, der eine Akte liest. Die KI antwortet nur aus Ihren Dokumenten und nennt zu jeder Aussage das Quelldokument. Wichtige Punkte prüfen Sie dort nach.
Nein. Die Verarbeitung läuft über AWS in Frankfurt am Main; Ihre Dokumente und Fragen werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Fragen und Lageberichte beziehen sich immer auf ein Projekt. Für den Überblick über mehrere Projekte gibt es den Gesamtbericht des KI-Rückblicks: eine Mail mit Ampel je Projekt, Handlungsbedarf und Risiken über alle Projekte, die Sie abonniert haben.
Ja. Mit „Kopieren“ übernehmen Sie Antwort oder Lagebericht formatiert – mit Überschriften, Listen und Tabellen – in Word oder Outlook.
Wir zeigen Ihnen die KI an einem Ihrer eigenen Projekte und schalten sie gemeinsam mit Ihnen frei.